Gewinnblick im Überblick

Branche: Gastronomie- und Hotellerie-Dienstleister für digitale Kassen- und Bezahlsysteme sowie Qualitätsservices und maßgeschneiderte Lösungskonzepte für die Digitalisierungsstrategie

Unternehmensgröße: Ca. 90 Mitarbeitende

Standort: 10 Standorte, Fokus Süddeutschland

Fokus: Digitale Gesamtlösungen bestehend aus Kassen- und Bezahlsystemen, Online-Tischreservierung, Self-Ordering uvm.

Leistungen: Individuelle Beratung, digitale Gesamtlösungen & Services für Restaurants, Filialunternehmen und Systemgastronomie

Ausgangssituation & Herausforderung

Vor dem Projekt agierten sieben rechtlich eigenständige GmbHs von Gewinnblick weitgehend autark an verschiedenen Standorten in Deutschland – jeweils mit eigenen, voneinander unabhängigen IT-Systemen und ERP-Lösungen. Diese heterogenen Systemlandschaften führten zu Medienbrüchen, fehlender Standardisierung, manuellen Prozessen und fehlender Transparenz. Vergleichbare Auswertungen sowie eine standortübergreifende, einheitliche Steuerung waren kaum möglich. Zudem verursachten die Koordination und Verwaltung der Standorte einen erheblichen Aufwand.

Im Vorfeld der Entscheidung wurden mehrere ERP-Systeme evaluiert und hinsichtlich ihrer Eignung für die Anforderungen von Gewinnblick geprüft. Nachdem die Wahl auf Odoo gefallen war, wurden zudem verschiedene Implementierungspartner in Betracht gezogen und bewertet. Die Entscheidung fiel bewusst auf openfellas, einen erfahrenen und kompetenten Odoo Gold Partner mit langjähriger Expertise.

Ziele des Projekts

Gewinnblick verfolgte mit dem Projekt folgende strategische Ziele:

• Vereinheitlichung und Integration der Geschäftsprozesse über alle Standorte hinweg
• Zentralisierung der Datenbasis zur Verbesserung von Vergleichbarkeit und Transparenz
• Automatisierung und Digitalisierung operativer Abläufe zur Effizienzsteigerung
• Echtzeit-Reporting und einheitliche Kennzahlen für fundierte Managemententscheidungen
• Skalierbarkeit der Systemlandschaft zur Unterstützung künftigen Wachstums

Lösung durch openfellas

Um die definierten Ziele effizient zu erreichen, setzte Gewinnblick gemeinsam mit openfellas auf eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie mit Odoo als zentraler ERP-Plattform. Innerhalb von nur zwölf Monaten wurde eine einheitliche, skalierbare Systemlandschaft geschaffen, die alle sieben GmbHs erfolgreich miteinander vernetzt.

Die wichtigsten Lösungsbausteine im Überblick:

• Zentrale Odoo-Systemlandschaft
  Einführung einer maßgeschneiderten Odoo-Instanz als gemeinsame Plattform für alle Gesellschaften – für durchgängige, standardisierte Prozesse und eine konsistente Datenbasis
• Systemmigration und Integration
  Erfolgreiche Zusammenführung der zuvor dezentralen IT- und ERP-Lösungen in ein zentrales System – inklusive vollständiger Datenmigration innerhalb eines Jahres
• Individuelle Erweiterung von Schnittstellen
  Entwicklung und Integration spezifischer Funktionen, u. a. einer Lead-In-Schnittstelle mit automatisierter Lead-Evaluierung
• Automatisierung zentraler Workflows
  Vom Einkauf über Buchhaltung bis zum Personalmanagement wurden manuelle Prozesse digitalisiert und automatisiert – zur Reduzierung von Fehlerquellen, Zeiteinsparung und Steigerung der Effizienz über alle Standorte hinweg
• Echtzeit-Reporting und Transparenz
  Mit Odoo erhält das Management jederzeit Zugriff auf konsolidierte, vergleichbare Auswertungen in Echtzeit – eine zentrale Voraussetzung für fundierte Entscheidungen und unternehmensweite Steuerung

Mit openfellas und Odoo ist es uns gelungen, alle unsere Standorte innerhalb nur eines Jahres digital zu vereinen – und das ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts. Heute profitieren wir täglich von transparenten Abläufen, Echtzeit-Reporting und einer spürbaren Zeitersparnis. Odoo ist ein starkes System – aber der wahre Schlüssel zum Erfolg liegt in der richtigen Umsetzung und den Menschen dahinter. Genau das haben wir mit openfellas und unserem persönlichen Ansprechpartner gefunden.

Eingesetzte Odoo-Module

Besondere Anpassungen & Integrationen

• Entwicklung einer detaillierten Übersicht für das Abo-Modell, einschließlich individuell definierter Workflows
• Erweiterte Zahlungspläne mit zugewiesenen Fallback-Logiken, z. B. Lastschrift, Ratenzahlung sowie vordefinierter Formularversand unter Berücksichtigung standortbezogener Daten und Anforderungen
• Einrichtung einer Mandantenstruktur zur effizienten Steuerung rechtlich getrennter Gesellschaften innerhalb eines Systems
• Systemerweiterung um spezifische Kundencluster und -informationen sowie eine übersichtliche Darstellung der Kundendaten
• Begleitung und Schulung der Key User im Rahmen der Systemeinführung zur Förderung von Akzeptanz und sicherer Anwendung in allen Standorten
• Individuelle Anpassungen einzelner Produkte, z. B. Garantie oder Garantieerweiterung, abgestimmt auf spezifische Kundensegmente oder Lieferanten

Ergebnisse & Mehrwert

Dank der Odoo-Implementierung durch openfellas profitiert Gewinnblick heute von:

• 100 % digitalen und standortübergreifenden Prozessen
• Einer zentralen Datenbasis für transparente Auswertungen und bessere Entscheidungen
• Vergleichbaren Auswertungen über alle Standorte
• Transparenz und Echtzeit-Reporting durch individualisierte Dashboards
• Deutlicher Zeitersparnis durch Automatisierung und Reduktion manueller Tätigkeiten
• Nachhaltiger Steigerung der Prozesseffizienz und Kundenzufriedenheit
• Deutlich reduzierten administrativen Aufwänden
• Klaren Skalierungsmöglichkeiten für neue Gesellschaften oder Märkte
• Stärkung der digitalen Vorreiterrolle von Gewinnblick in der Gastronomie- und Hotelleriebranche